對於觀眾而言，他們對於電影節的主要看到觀影的部分，然而一個電影節背後有著相當多的環節需要處理。當中除了邀請嘉賓來港及相關的接待事宜外，參展影片的物流安排亦相當重要。而影展一般在其名章程亦對此作出說明。

我們就以第五十一屆香港國際電影節的報名詳情來作例子，當中就對於保險與運輸就有五點說明。

第一點就是說明了香港國際電影節協會承擔保險事宜責任，因正式接收入選影片至運輸公司收回拷貝的時間。而第二點則是因應香港放映流程，入選影片拷貝須於電影節舉行最少一個月前抵港，以供檢查分級及作新聞界試片之用。

至於第三點，則是針對過程不時出現一個拷貝會在電影節期間會送到其他影展，然而此舉會有風險，故此香港國際電影節不會有其安排。而第四點則是說明送回拷貝的事宜。而最後一點則是影展常見做法，以免出現交接問題。